A utilização da Nota de Débito gera recorrentes debates no ambiente corporativo e fiscal. Sendo um documento de cobrança, a ND não substitui a Nota Fiscal, mas sua utilização correta no repasse de custos de produtos e serviços é fundamental para evitar autuações fiscais e garantir o compliance tributário.
1. Inexistência de Fato Gerador de ICMS e ISS
O Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) incide sobre operações relativas à circulação de mercadorias. O Imposto Sobre Serviços (ISS) incide sobre a prestação de serviços listados na Lei Complementar 116/03. A Nota de Débito, quando utilizada estritamente para o repasse de custos e despesas entre empresas (sem acréscimo financeiro), não caracteriza circulação de mercadoria nem prestação de serviço.
Portanto, não há incidência de ICMS ou ISS sobre Notas de Débito de reembolso. A exigência de Nota Fiscal por parte de alguns fiscos municipais ou estaduais para amparar o mero repasse financeiro fere a materialidade dos respectivos tributos, tese amplamente sustentada pela jurisprudência.
2. A Discussão no PIS e na COFINS
A base de cálculo do PIS e da COFINS é o faturamento ou a receita bruta (art. 12 do Decreto-Lei nº 1.598/1977 e Leis 10.637/02 e 10.833/03). Conforme assentado pela Receita Federal e pela jurisprudência do Superior Tribunal de Justiça (STJ), valores recebidos a título de mero reembolso de despesas não se amoldam ao conceito de receita bruta.
Contudo, a fronteira entre "reembolso" e "receita" é tênue na visão do Fisco. Se a empresa centralizadora de compras adquire um produto e repassa à empresa do grupo com qualquer margem de lucro (markup) ou taxa de administração embutida na Nota de Débito, a integralidade da ND corre o risco de ser tributada, ou ao menos a margem adicionada.
3. O Risco da Descaracterização do Repasse
Para manter a não tributação, a Governança Fiscal estabelece regras de ouro para o uso da ND:
- Proibição de Markup: A cobrança deve ser exata, "centavo por centavo", em relação à despesa originária.
- Faturamento Cruzado: O fornecedor originário, sempre que possível, deve faturar contra a empresa que usufruirá do produto/serviço (faturamento direto), mesmo que outra pague e haja posterior acerto financeiro (ND).
4. Premissas e Posicionamento do Gerente Sênior
Como Gerente Sênior de Governança Fiscal, determino que as operações amparadas por Notas de Débito sejam validadas trimestralmente. A base normativa (Solução de Consulta Cosit nº 23/2021) é clara ao isentar reembolsos, mas exige comprovação probatória robusta.
5. Conclusão e Recomendação
CONCLUSÃO: A Nota de Débito de produtos e serviços não sofre incidência de ICMS, ISS, PIS e COFINS, desde que configure estrito reembolso.
BASE LEGAL: LC 116/03, CF/88 (Materialidade Tributária), SC Cosit aplicáveis ao PIS/COFINS.
RECOMENDAÇÃO: Manter relatórios gerenciais que vinculem (match) cada ND emitida à respectiva NF do fornecedor primário.